BCMS-Funktionen - Dokumentenmanagement

MODULÜBERSICHT

Zusätzlich zur Dokumentenkontrolle des Plans bietet das System ein vollständiges Dokumentenmanagementsystem für alle BCMS-Dokumente, die der Änderungskontrolle unterliegen, z. B. Richtlinien, Methoden, Berichte, Sitzungsprotokolle, Schulungsunterlagen usw. Mit der Dokumentenkontrollfunktion können die Benutzer die Parameter für die Versendung von Erinnerungs-E-Mails für die Überprüfung und Abzeichnung von Dokumenten festlegen und überwachen, in welchem Stadium sich ein Dokument innerhalb des Überprüfungs-/Abzeichnungsprozesses befindet. Die Dokumentenkontrolle zeigt den Überprüfungs- und Abzeichnungsstatus von Plänen, BIAs, Übungen und BCMS-Dokumenten innerhalb der Anwendung an und kann nach Dokumententyp sowie nach Dokumententyp innerhalb der Geschäftseinheit angezeigt werden.

LEISTUNGEN / VORTEILE

Das System bietet einen effizienten Arbeitsablauf, der die gesamte Dokumentierung nachverfolgt und die Aktualität der Dokumentation über den Web-Service aufrechterhält. Sobald die Dokumente hochgeladen und dem System zugewiesen sind, ist kein Benutzereingriff mehr erforderlich. Eingriffe sind nur erforderlich, wenn der Arbeitsablauf für ein Dokument unterbrochen wird, z. B. wenn ein Autor die Organisation verlässt oder ein Abzeichnungsdatum verpasst wird. Dies wird der Verwaltung gemeldet, die die Autorenschaft problemlos einem anderen Ansprechpartner zuweisen kann.

Da die BIA-Daten effizient erfasst und verwaltet werden, können sie überprüft werden, um dynamische Berichte zu erstellen, wie oben beschrieben. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, die Dokumentation (z. B. Berichte und Tabellen) manuell zu prüfen und Informationen manuell zu erheben.