Características del BCMS - Gestión de Documentos

Resumen del modulo

Además del plan de control de documentos, el software proporciona un sistema completo de gestión de documentos para toda la documentación relacionada con el Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio, acorde al control de cambios, por ejemplo: Política, Metodologías, Reportes, Actas de reuniones, Registros de capacitación, etc. La función de control de documentos permite a los usuarios configurar parámetros tales como recordatorios y aprobación de documentos, por medio de envíos de correos electrónicos, además de poder realizar monitoreos para ver en que etapa se encuentra un documento dentro del proceso de revisión o aprobación. El control de documentos muestra el estado (revisión, aprobación) de los planes, análisis de impacto al negocio (BIA), ejercicios y documentos relacionados con el Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio (BCMS) dentro de la aplicación y se puede ver todo tipo de documento dentro de la unidad del negocio.

Beneficios

El sistema proporciona un flujo de trabajo (workflow) eficiente que realiza el seguimiento a toda la documentación y mantiene la actualización de la documentación por medio del servicio web. Una vez que los documentos se cargan y se asignan al sistema, no es necesaria la intervención del usuario. Estas intervenciones únicamente son necesarias cuando se interrumpe el flujo de trabajo (workflow) de un documento, por ejemplo, el autorizador del proceso deja la organización, se pierde una fecha de aprobación. Esto es informado a la administración, quien puede reasignar fácilmente la auditoría a otro contacto.

A partir de los datos del Análisis de Impacto al Negocio (BIA) se recopilan y se mantienen de manera eficiente, pueden realizarse para proporcionar informes dinámicos tal como se ha descrito anteriormente. Esto elimina la necesidad de examinar y comparar la documentación de manera manual, como, por ejemplo: informes y hojas de cálculo.